Pada tulisan ini saya akan berbagi pengalaman sebagai peserta Sakura Exchange Program in Science 2016 dimulai dari cara seleksi program oleh Prodi, aplikasi Visa, persiapan keberangkatan, dan tiba pertama kali di Jepang. Mudah-mudahan pengalaman ini dapat berguna untuk peserta program yang sama pada tahun-tahun berikutnya.
Seleksi Mahasiswa
Tanggal 25 Agustus 2016 adalah tanggal penuh kejutan dimana pembukaan pendaftaran Sakura Exchange Program in Science 2016 batch ke dua diadakan. Program tersebut membuka kesempatan bagi seluruh mahasiswa aktif program studi Teknologi Pangan (TP) Universitas Bakrie untuk menjadi delegasi dalam kunjungan studi ke Tohoku University di Sendai, Jepang. Pemberitahuan ini pertama kali dikirimkan melalui media grup Whatsapp setiap angkatan oleh Ketua Program Studi Teknologi Pangan yaitu bapak Ardiansyah, Ph.D berupa poster online yang berisi syarat pendaftaran dan mekanisme pendaftaran.
Berkas lamaran yang harus kami persiapkan diantaranya adalah curriculum vitae (cv), cover letter yang menjelaskan tentang mengapa kami layak dipilih, transkrip nilai (IPK), surat keterangan hasil TOEFL > 500, sertifikat atau bukti bahwa kami mengikuti kegiatan non akademik seperti surat keterangan keikutsertaan organisasi, dan essay atau narasi singkat dalam bahasa inggris (sekitar 200 kata) mengenai hal-hal yang kami ketahui tentang Jepang dan yang membuat kami tertarik untuk berkunjung ke Jepang. Kemudian, berkas lamaran tersebut dikirimkan kepada Ketua Program Studi Ilmu dan Teknologi Pangan Universita Bakrie dalam dua bentuk, yaitu hard copy dan soft copy sebelum tanggal 1 september 2016 pukul 13.00 WIB. Harap-harap cemas menunggu pengumuman, kami berdoa agar kesempatan emas tersebut menjadi milik kami. Hari yang ditunggu-tunggu tiba, terpilihlah lima orang mahasiswa Teknologi Pangan Universitas Bakrie untuk mengikuti program ini, yaitu Febiana Putri Ramadhan (2013), Komang Rai Artha Wiguna (2013), Nabila Katyana (2014), Fauziyah Arrifa (2015), dan Nurul Fitriani Dewi (2015). Hari itu jalan menuju Jepang semakin terang untuk kami.
Persiapan Visa
Setelah penerimaan peserta, beberapa di antara kami yang belum memiliki paspor segera mengurus paspor ke Kantor Imigrasi setempat. Ini merupakan langkah awal bagi kami sebelum mengurus dokumen lain seperti visa. Begitu semua peserta dipastikan memiliki paspor, pada tanggal 17 Oktober 2016 kami mengajukan visa ke kedutaan Jepang yang berlokasi di Jl. M.H. Thamrin No. 24, Jakarta. Lokasinya cukup dekat dengan kampus Universitas Bakrie. Saat itu kami telah menyiapkan beberapa dokumen yang harus kami sertakan. Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam pengajuan visa antara lain:
1. Formulir permohonan visa yang dapat diunduh dari website kedutaan Jepang,
2. Pasfoto terbaru (ukuran 4,5 X 4,5 cm, diambil 6 bulan terakhir dan tanpa latar, bukan hasil editing, dan jelas/tidak buram),
3. Foto kopi KTP (Surat Keterangan Domisili),
4. Fotokopi Kartu Mahasiswa atau Surat Keterangan Belajar (hanya bila masih mahasiswa),
5. Bukti pemesanan tiket (dokumen yang dapat membuktikan tanggal masuk dan keluar Jepang),
6. Jadwal Perjalanan (semua kegiatan sejak masuk hingga keluar Jepang),
7. Surat undangan, dan
8. Surat Jaminan.
Surat undangan, surat jaminan, serta bukti pemesanan tiket telah kami dapatkan dari Kaprodi kami yang juga dikirimkan langsung oleh pihak pengundang, yaitu Profesor Hitoshi Shirakawa dari Tohoku University di Jepang.
Hari itu kedutaan Jepang cukup ramai, kami harus menunggu 50 antrian untuk dapat mengajukan visa kami ke loket yang telah tersedia, tetapi 50 antrian tersebut terasa sangat cepat karena pelayanan loket yang sungguh cepat tanggap. Setelah mengajukan dokumen serta paspor kami ke loket, kami diberitahukan untuk mengambil paspor yang telah dilengkapi dengan visa 3 hari kerja setelah hari pengajuan. Keesokan hari setelah kami mengajukan visa, kami dihubungi untuk menyerahkan dokumen tambahan berupa bukti reservasi hotel yang ada di Sendai, kemungkinan besar hal itu diperlukan untuk mendapatkan visa secara gratis karena Jepang memiliki program visa gratis bagi yang hendak mengunjungi kabupaten Miyagi, Fukushima dan Iwate. Setelah itu kami mengambil visa sesuai waktu yang telah dijadwalkan dan visa kami dapat diambil tepat 3 hari setelah hari pengajuan. Saat itu merupakan salah satu momen bahagia dimana kami dapat pastikan bahwa dengan visa yang telah didapatkan kami akan segera berangkat ke Jepang!
Keberangkatan ke Jepang
Terpilihnya kami menjadi delegasi Indonesia untuk Sakura Exchange Program in Science terasa sangat luar biasa. Namun, lengkapnya dokumen-dokumen untuk bepergian membuat kami tidak terlena. Banyak persiapan yang harus dilengkapi untuk perjalanan ke negeri Sakura ini. Dibutuhkan perlengkapan mulai dari pakaian hangat untuk musim gugur yang dikabarkan semakin dingin, perlengkapan untuk belajar selama program berlangsung, perlengkapan pribadi lain, hingga buah tangan. Buah tangan merupakan suatu hal yang tidak dapat lepas dari benak kami. Selain untuk belajar, tujuan lain dari program ini adalah untuk pertukaran budaya.
Berbagai diskusi mengenai buah tangan pun dilakukan. Akhirnya, kami memutuskan untuk membawa buah tangan dari masing-masing individu dengan jenis yang berbeda. Di antara kami ada yang memutuskan untuk memberi pembatas buku wayang berwarna-warni dari kulit sapi asli, sapu tangan batik, tempat pensil batik, kopi pasak bumi, maupun sumpit dengan tempat anyaman khas Indonesia. Tidak lupa juga buah tangan khusus untuk para Sensei yang mengajar di Tohoku University. Kami memutuskan untuk memberikan dasi batik dan keripik tempe khas Indonesia.
Lembaran demi lembaran penanggalan berlalu mengiringi hari kami yang dipenuhi dengan persiapan lain seperti jaket khusus peserta Universitas Bakrie maupun pembagian tugas dalam pembuatan video selama perjalanan di Jepang. Tanggal 6 November 2016 merupakan hari yang ditunggu-tunggu. Perasaan gembira tidak terbendung saat kami mendatangai Bandara Soekarno Hatta pada pukul empat pagi. Kami berlima beserta lima orang rombongan dari Institut Pertanian Bogor dengan Bapak Ardiansyah dan Ibu Rizki Maryam Astuti memenuhi ruang tunggu keberangkatan pada terminal Internasional 2 D untuk penerbangan All Nippon Airways NH836. Setelah melakukan berbagai prosedur pemeriksaan bagasi, check-in, pemeriksaan visa, akhirnya kami sampai di kursi nyaman All Nippon Airways yang bernuansa biru tua. Doa-doa tidak lupa diucapkan oleh kami saat pesawat melakukan take-off, meninggalkan kampung halaman kami, negeri tercinta, Indonesia.
Tiba di Negeri Sakura, Jepang
Senyuman pramugrari All Nippon Airways yang hangat dan udara yang terasa sejuk menyapa kami, menandakan kami tiba di negeri sakura yang indah, Jepang. Bandara Narita terlihat ramai dengan banyaknya turis. Setelah melakukan cek imigrasi, kami melanjutkan perjalanan dengan kereta dari bandara menuju stasiun pusat Tokyo. Dari sana, kami melanjutkan perjalanan menuju Sendai dengan kereta super cepat, Shinkansen.
Perjalanan sejauh 365,5 km atau 4 jam 2 menit dengan kendaraan biasa dapat dipersingkat menjadi hanya sekitar 2 jam dengan kereta ini. Setibanya di Sendai, kami harus melanjutkan perjalanan dengan kereta lagi menuju stasiun Kita-Sendai yang dekat dengan Tohoku University dan tempat kami menginap, Hotel Green City. Di kereta menuju Kita-Sendai, tak sengaja kami bertemu dengan Profesor Hitoshi Shirakawa yang tampak ramah. Setibanya di Kita-Sendai, professor menunggu kami berlalu menuju hotel sebelum beliau melanjutkan perjalanannya untuk pulang. Kami pun diantar oleh salah seorang mahasiswa asal Indonesia yang merupakan mahasiswa Master Course di Laboratorium Nutrisi Tohoku University bernama Wahyu.
Sesampainya di hotel, kami disapa oleh petugas front office yang ramah. Ia membagikan kunci kamar kami dengan bahasa Inggris yang sedikit canggung dan tetap tersenyum, membuat kami bersemangat. Setelah pembagian kamar, kami memutuskan untuk berkumpul kembali di lobi dan bersama-sama membeli makan malam di minimarket terdekat. Masing-masing dari kami memasuki kamar dengan perasaan senang karena ukuran kamar yang tidak terlalu luas tapi hangat dan sangat nyaman. Kamar mandi yang berukuran mungil memanggil kami untuk segera memanjakan diri dengan air hangat.
Namun, kami lapar dan harus segera makan malam. Setibanya di minimarket, kami disibukkan dengan perburuan nasi dan makanan halal yang sangat seru! Bapak Ardiansyah dan mahasiswa Indonesia, yaitu Wahyu dan Afifah, membantu kami untuk memilih makanan yang tepat karena sangat sedikit makanan yang komposisinya dituliskan dengan bahasa Inggris. Begitu selesai, kami kembali ke hotel dan menyantap makanan di kamar masing-masing. Sambil melihat pemandangan di luar jendela kamar, kami mempersiapkan diri untuk jadwal kami di hari-hari berikutnya, seperti tur kampus, kunjungan ke Onagawa, belajar di kelas, kunjungan ke berbagai laboratorium, maupun kegiatan lainnya yang di luar jadwal seperti wisata singkat ke sekeliling kota Sendai. Seluruh perjalanan kami lalui dengan rasa syukur dan hati yang gembira. Selalu tersirat harapan kami untuk kembali ke sana, kembali menjadi kebanggaan untuk Universitas Bakrie dan negeri tercinta, Indonesia.
Ditulis oleh Febiana Putri Ramadhan – Teknologi Pangan Angkatan 2013, Universitas Bakrie
